ทำ Powerpoint ยังไงให้สวย

Standard

อันนี้ก็เป็นทริปแอนด์ทริคเล็กๆ ที่สะสมมาระหว่างการทำงานโน่นนี่นั่น สำหรับการทำ Powerpoint

1 Preset ไว้ก่อน จะช่วยชีวิตได้เยอะมาก

preset-powerpoint.JPG

ตรงนี้เราจะสามารถเซท theme ของพรีเซนเทชั่นทั้งหมดได้ เช่น สี และ font (ขอแนะนำให้เซตก่อนเริ่มงาน ทุกครั้ง เพราะว่าบางทีมาเปลี่ยนสี หรือฟ้อนทีหลังมันอาจจะเละ แบบสีที่เด่นๆ ก็ไม่เด่นแล้ว ตัวอักษรตัดคำเพี้ยน ฯลฯ

โดยการเข้าไปเซต คือ Design  > แล้วกล่องขวามือ เลือก color / font /effects

(ซึ่งอันนี้เซตแล้วถ้าทำเหมือนเดิมก็เซฟไว้ได้นะแจ๊ะ  เป็น office theme (.thmx) คราวหน้ามาก็เปิดไฟล์ได้เลย)

2 เซท font ไว้ก่อน เพื่อให้ไปทางเดียวกัน 

ใน powerpoint คือ มันจะมี font default มาให้ คือ Calibri / Angsana- Cordia ซึ่งถ้าเกิดประโยคนึงพิมพ์ทั้งภาษาไทยและอังกฤษแล้ว มันจะพังทันที แบบอึ๋ยมาก ก็สามารถมาเปลี่ยนตรงนี้ได้ แบบสิ้นคิดๆ ก็ Arial / Tahoma หรือเราจะเปลี่ยนตัวภาษาอังกฤษเป็นฟ้อนเดียวกับไทยก็ได้ (เพราะฟ้อนไทยหลายๆอันก็มีฟ้อนอังกฤษอยู่แล้ว)

font-theme.JPG

ข้อควรระวังของการเซทฟ้อนคือ ถ้าเราแชร์ไฟล์กับชาวบ้านแล้วเครื่องคนอื่นไม่มีฟ้อน Powerpoint จะระเบิดตัวเองเป็นฟ้อนอะไรก็ไม่รู้ ต้องมาเปลี่ยนกลับอีก

3 สร้าง Theme สีด้วย Palette

จากข้อแรก เราก็ควรจะเซทสีไว้ด้วย ซึ่งสีนั้นก็จะมีตัวอย่างๆให้จาก preset แล้ว ถ้าอยาก go beyond ก็เลือกสีเองได้เลยค่าา แถมๆ อาจจะลองไปหา Palette ออนไลน์มาใส่ก็ได้ เช่น Design-seed 

ข้อควรระวังของการเซทสีคือ มันจะมีผลเล็กน้อยถึงปานกลางในการลงสี Chart ทั้งหลายแหล่ จึงควรเลือกสีที่แตกต่างกันชัดเจน (แบบข้างล่างก็โอเค) และตัว Dark / Light ด้านบนๆ ขอให้เก็บ contrast สีไว้ดังเดิม

color-theme.JPG

4 ใช้ slide master สำหรับจัด layout ต่างๆ

slidemaster.JPG

5 ใช้ Smart Art แบบแยกร่าง

จริงๆ SmartArt เป็น design ของ powerpoint ที่เราว่ามันกล่องดีมากกก แบบใช้ง่าย แต่มันจะชอบแกล้งเราด้วยการลด font บ้างอะไรบ้าง จนทำให้บางทีกรี้ดและวาดเองไป

หลังๆเพิ่งค้นพบว่า อ่อมมมมมม smartart ทั้งหลาย ถ้าเรากด ungroup มันจะกลายเป็น group object และ ungroup อีกที ก็จะเป็นกล่องเปล่าๆที่ preset แต่งมาเรียบร้อย ตอนนี้ก็จัดได้สบายใจเลย

 

 

หลักๆน่าจะประมาณนี้ ถ้านึกออกจะมาเพิ่มให้นะคะ

 

ทำกราฟยังไงให้อ่านง่าย

Standard

ขอออกตัวก่อนว่ามีการบ้านต้องหาข้อมูล นี่คืออู้มาก แต่ว่าไม่ไหวแล้ว ต้องการการระบาย  คือตอนทำการบ้านเราก็จะต้องไปหาข้อมูลจากหลายๆที่ เช่น Consumer BarometereMarketer ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นคือ เจอกราฟแบบที่มันน่าจะทำให้เล่าเรื่องได้ดีขึ้น หรือสื่อความหมายได้ดีขึ้น เพราะแบบเราเกลียดตาราง เกลียดเลขมาก ยิ่งทำงานไม่ทันแล้วเจองี้ สิ่งที่ทำคือ นั่งพล๊อตใหม่เลยจ้า จะได้อ่านง่าย

1. ถ้าจะเอาข้อมูลใส่ตารางดื้อๆ ช่วยกรุณา conditional format  อันนี้เอาไว้อ่านเองก็ดี เอาไว้ใส่พรีเซ้นก็ได้ (แต่ต้องดูให้มันไม่เลอะเทอะวุ่นวายนะ) ส่วนใหญ่เราจะชอบใช้สำหรับอ่านดาต้าให้เห็นภาพคร่าวก่อนๆ เพียงสามคลิ๊กเท่านั้น เลือกดาต้า แล้วก็เข้าไปกดใน excel ได้เลย เห็นมะ ภาพมาชัดเลยจ้าาาา

conditional_format.JPG(ข้อมูล Digital Consumer Index จาก Passport)

ข้อระวังของอันนี้มีแค่อันเดียว คือ ถ้าเราจะเลือกให้มันไฮไลท์เป็นแถวๆไป เราต้องค่อยๆทำทีละอัน (ไม่งั้นก็ record macro) แต่นั่นแหละ ถ้าลากทั้งแผงมันจะไปหมดเลย อาจจะไม่เห็นเทรนด์ได้เท่าที่ควร

2. หรือถ้าคิดไม่ออกจริงๆก็ Line Chart สำหรับข้อมูลที่เป็น time series และ Bar Chart สำหรับข้อมูลที่ไม่มีความเชื่อต่อ

line.JPG

แค่คลิกสองจึ๊ก LineGraph แบบสิ้นขึ้นก็ปรากฏ และเห็นภาพ เห็น trend ชัดกกว่าตารางด้านซ้ายอย่างชัดเจน ดังนั้น ก็ทำกราฟเถอะนะ สงสารมาร์เกทติ้งหน่อย เราไม่เก่งเลข ทำมาเป็นรูปให้เรานะๆ

อีกอันคือ กราบเลยนะ ขอร้องว่า ถ้าข้อมูลไม่ใช่ต่อเนื่องกัน (เช่น ไม่ใช่ตามเวลา) กรุณาอย่าใช้ Line Graph ให้เลี่ยงไปใช้ Bar แทน เช่น เพศชายกะเพศหญิง คือมึงไม่ได้มีอะไรตรงกลาง มึงจะเป็นเส้นเชื่อมกันไม่ได้!! ตรงกลางมึงคือกระเทยหรอออ!!!

noline.JPG

3. TreeMap กราฟที่ชาวบ้านไม่เคยได้ยิน แต่นางก็ใช้ง่ายอยู่ (และมีใน excel ด้วย)

ขอยกตัวอย่างละกัน ตอนนี้ทำงานเกี่ยวกับอาเซียน (เอ๊ะ มันเปิดยังวะ) อย่างเรื่อง Population เราลองพล็อตด้วยกราฟที่เค้าเรียกกันว่า TreeMap ซึ่งทางเทคนิคแล้ว เค้าเอาไว้พล็อตข้อมูลที่มี Hierarchical เยอะๆเช่น ระดับทวีป > ประเทศ > จังหวัด งี้.. แต่เรานู้ป 555 เอามาพล๊อตธรรมด๊าธรรมดานี่แหละ  เราว่ามันแสดงความแบ่งส่วนๆ Part-whole relationship ได้ดีเหมือนกัน (แอบดีกว่า Pie Chart) และเห็นภาพง่ายสุดดดดด ลองไปเล่นกันดูนะคะ

treemap.JPG

TreeMap จาก Excel

4. ถ้าคุณจะต้องมี Bar หลายอัน จากคำตอบข้อเดียวกัน และรวมกันได้ 100% กรุณาใช้ stacked bar นะคะ (อันนี้ Excel ก็มี)

โลกนี้ก็มีสิ่งประดิษฐ์ที่เรียกว่า stacked bar นะคะ ถ้ามันรวมกัน 100% โดยเฉพาะคำถาม SA (กรุณาเลือกคำตอบเดียว) และคำตอบมันเกี่ยวกัน เราว่ามันดีมากๆเลยถ้าจะรวมกันบน stacked bar อย่างตัวอย่างนี้ ที่เราดึงมาจาก Consumer Barometer โอ้ยดูทีคือ งง แล้วไงอ่ะ อันไหนเยอะกว่า แล้วเยอะกว่าน้อยกว่าไปไหน (ซ้ายมือ) โดยนางแยกให้เราเป็นสามกราฟ (อยากถามว่าแย่กเพื่อ) สิ่งที่ทำคือดาวน์โหลดแม่ง แล้วก็เอาไปทำกราฟใหม่ในเอ็กเซลเอามาโปะๆซะ และก็ค้นพบว่า มีหายไปเกือบ 20% ของ Philippines!!!!  และเห็นภาพชัดขึ้นว่า อ๋อ ที่คนสิงกาโปหายไปจากสมารทโฟน คือนางใช้สองอย่างพอๆกันนะ แค่ฟิลิปปินนี่ นางหายไปคอมพิวเตอร์และหายไปไหนไม่รู้เยอะกว่า

4.1 Stacked bar 2 ชั้นป่ะล่ะนาย

stackedbr.JPG

จากดาต้าข้อแรกอ่ะ คือเราก็อยากทำกราฟ ทีนี้เรารู้ว่ามันรวมกันได้เท่าไหร่ แต่มันมี ปัจจุบันกับอนาคต เลยลองทำโดยการ stack นี่แหละ และโปะมันลงไปสองชั้น (อันนี้ใช้ excel แปะทับโง่ๆเลย) โอเคยอมรับว่ามันแอบงง แต่ก็เป็นไอเดียเผื่อใครเจอดาต้าที่ต้องมองสองสามมุม

5. Scatter Plot

อันนี้เป็นอันที่เราไม่ค่อยใช้เท่าไหร่ ยอมรับเลย มันใช้กับ สองค่าที่เป็นเลข แต่ก็เอามาประยุกต์ได้ (อันนี้เราใช้ Tableau) ข้อดีของ tableau ที่ excel ทำให้เราไม่ได้ คือนางใส่ขนาดของ bubble ได้ด้วย ทำให้เราสามารถเห็นความยิ่งใหญ่ได้ อันนี้ก็พลอตสวยๆแหละเทอ ไม่ได้อะไรมาก แค่ก็ดูง่ายกว่าเลขๆ (ย้ำอีกรอบ เราเป็นมาเกทเต้ออ่อนเลขที่เสือกเรียนโทใช้เลข ฮืออ)

scatter

Hope this helps!!

 

Singapore Public Data แหล่งดาต้าโคตรงามที่ไว้ไปขุดเล่นๆ

Standard

จริงๆเราก็ไม่ได้ว่างขนาดนั้น 555 บอกตรงๆก็ Prof.สั่งให้ไปขุดมาดูนั่นแหละ แต่ว่าเว็บทำค่อนข้างดี และมี data public information ให้ค่อนข้างเยอะ ซึ่งบอกตรงๆ #ทำไมประเทศกูไม่มี

สามารถลองเข้าไปดูในนี้ได้เลยค่า https://data.gov.sg

และนอกจากจะมี databases ให้ไปเล่นแล้ว ยังมีแนวทางการ visualization ของดาต้าให้ด้วย เช่น

busserviceจาก : https://data.gov.sg/blog/fingerprint-of-a-bus-route

คือมันดีมากก ขอจงไปขุดกันเถอะค่าาา

Tableau สุดยอดแห่งนวัตกรรมการทำกราฟ

Standard

เมื่อวานก่อนเรียนคลาสแรกที่ MITB แบบว่าฟินมากก กับโปรแกรมที่ชื่อ Tableau  แต่ก่อนอื่นเราขอท้าวความถึงนวัดกรรมแห่งการทำกราฟที่เราผ่านมาก่อนแล้วกัน เผื่อหลายๆคนจะได้เห็นภาพ

  1. นวัตกรรมแบบดั้งเดิม : Crosstab ในโปรแกรม Stat แล้วเอามาเป็นตาราง แล้วเอาตารางนี้มาพล็อตอีกที
    อันนี้คือออฟฟิสที่แรกสุดในชีวิตเราทำ แบบเสียเวลาชีวิตมากมายมหาศาล ต้องมาคอยคอสทีละข้อ ต้องเช็คดาต้าอีก แล้วคนที่ทำชาร์ตก็นั่งทำไปด้วยมือนะจ๊ะ ตัดกันสนุกสนาน แต่หลักการในการทำงานมันเหมือนกันหมดนั่นแหละ แค่เทคโนโลยีมันอาจจะยังไปไม่ถึง
    ปล. แต่อันนี้คิด stat sig ให้ด้วยนะเทอออ ที่มันพีคเพราะตอนใส่ sig นี่แหละเทอออ
    traditional-data.JPG
  2. Pivot + Chart : อันนี้ก็เป็นนวัตกรรมที่ดีขึ้น คือมันชิวอ่ะะะ เราแค่ดึงดาต้ามา แล้วก็จับ Pivot ซะ ใน excel แล้วก็เอามาทำชาร์ต ซึ่ง excel ฉลาดพอที่จะรู้ว่า อ่อ ชาร์ตนี้มาจาก pivot ถ้าเราเปลี่ยนมุมใน pivot นางก็เปลี่ยนให้ด้วยจ้าาาา
    ปล. อันนี้ความพังอาจจะอยู่ที่การคลีนดาต้าก่อนจะมา Pivot  ไม่คลีนก็พังอะ
    pivot.JPG
  3. Tableau – อันนี้เพิ่งเรียน เห่อมากกกกก บอกเลย ฟินมาก สิ่งที่มันทำคือ มันเอาตัวเองไปต่อกับ Databases เช่น SQL แล้วจับสองอันมารวมกันให้เราสวยๆ และทำกราฟให้เราแบบ Drag and Drop (หรือภาษาชาวบ้านเรียกว่า pivot แบบ advance สัส ทำซะสวยเลย)
    tableau.JPG

 

นอกจากสองสามอย่างนี้ มันยังมี tools มากมายล้านแปดที่เราสามารถทำได้ 🙂 มีอันไหนเวิร์คๆอย่าลืมมาแชร์บอกเราด้วยนะ